Guías · Actualizada el 1 de noviembre de 2026

Copias de seguridad en un despacho: qué respaldar y cada cuánto

Perder los datos de un despacho por una avería, un robo o un ransomware no es una hipótesis lejana. Un respaldo que funcione es la diferencia entre un mal día y un problema grave. Aquí va una pauta simple.

Qué respaldar

• Listado de casos con sus estados, partes y fechas.
• Documentos del expediente (escritos, sentencias, contratos, poderes).
• Agenda y tareas pendientes.
• Datos de clientes y contabilidad del despacho.

La regla 3-2-1

Una pauta clásica: tres copias de lo importante, en dos tipos de soporte distintos, y una de ellas fuera del despacho. Por ejemplo, el original en el equipo de trabajo, una copia en un disco externo y otra en un servicio en la nube con acceso protegido.

Con qué frecuencia

Depende de cuánto estés dispuesto a rehacer. Para el trabajo diario, lo razonable es que la copia sea automática y diaria. Además, una exportación completa de casos y tareas cada semana o cada mes sirve como respaldo independiente de cualquier servicio.

Protege las copias

Un respaldo con los datos de los clientes es tan sensible como el original. Guárdalo cifrado o, como mínimo, con contraseña, y no dejes un disco externo a la vista en la oficina ni en el coche.

Comprueba que se puede restaurar

Un respaldo que nunca se ha probado es una esperanza, no una garantía. Cada tres o seis meses, elige un archivo o un caso al azar y restáuralo para confirmar que está completo y se abre.

Prepara un plan de emergencia

Anota en una hoja quién hace qué si falla el equipo principal: dónde están las copias, qué cuentas hay que reiniciar y a quién llamar. En una urgencia, nadie piensa bien; tener el plan escrito ayuda.

Exportar desde tus herramientas

Aunque uses una app con sincronización, conviene que puedas sacar tus datos en formatos abiertos (Excel, PDF, calendario). Comprueba que esa opción exista y úsala de vez en cuando.

Nota: esta guía ofrece criterios de organización del trabajo. No es asesoría legal: los plazos, formalidades y requisitos de cada caso dependen de la ley aplicable y de cada tribunal, y debes verificarlos tú.