Guías · Actualizada el 1 de noviembre de 2026

De la hoja de cálculo a una app de casos: cómo migrar sin perder nada

Muchos despachos empiezan con una hoja de cálculo, y funciona bien hasta que los casos se multiplican y el equipo crece. Pasar a una herramienta pensada para casos, audiencias y tareas mejora la búsqueda, los avisos y la colaboración. La migración es fácil si se hace con método.

1. Haz una copia de la hoja original

Antes de tocar nada, guarda una copia con la fecha. La hoja original seguirá siendo tu respaldo mientras compruebas que todo pasó bien.

2. Limpia los datos antes de moverlos

• Una fila por caso y una columna por dato. Evita celdas combinadas y notas escritas encima de las tablas.
• Unifica nombres: el mismo tribunal con una sola escritura, el mismo tipo de proceso con una sola etiqueta.
• Revisa las fechas: que todas usen el mismo formato y que no haya textos como «pendiente» en una columna de fechas.
• Elimina duplicados y casos cerrados hace años que no necesitas consultar a diario (puedes archivarlos aparte).

3. Decide qué columna corresponde a qué dato

Haz una pequeña tabla de equivalencias: cliente, contraparte, tribunal, número, tipo, estado, importancia, fecha de la próxima audiencia, observaciones. Lo que no encaje en ningún campo, llévalo a observaciones en lugar de perderlo.

4. Importa un grupo pequeño primero

Prueba con diez o veinte casos. Comprueba que los nombres, fechas y números se leen bien y que nada se ha desplazado de columna. Si todo está correcto, importa el resto.

5. Verifica contando y muestreando

Compara el total de casos antes y después, y revisa a mano una muestra al azar. Presta atención especial a las fechas de audiencias próximas: es el error más caro si algo falla.

6. Mantén un periodo de convivencia corto

Durante una o dos semanas, usa la herramienta nueva y consulta la hoja solo para comprobar. Pasado ese periodo, marca la hoja como «solo lectura» para que nadie siga actualizándola por costumbre.

7. Forma al equipo en lo esencial

No hace falta un curso: bastan veinte minutos para enseñar cómo se crea un caso, cómo se fija una audiencia y cómo se asigna una tarea. Lo demás se aprende usándola.

Y después, exporta cuando lo necesites

Una buena herramienta no te encierra: debes poder exportar tus datos a Excel o PDF cuando quieras, por ejemplo para informes a clientes o para tus propios respaldos.

Nota: esta guía ofrece criterios de organización del trabajo. No es asesoría legal: los plazos, formalidades y requisitos de cada caso dependen de la ley aplicable y de cada tribunal, y debes verificarlos tú.