Guías · Actualizada el 1 de noviembre de 2026

La ficha de caso: qué datos registrar para que cualquiera del equipo lo entienda

Una buena ficha de caso permite que un colega abra el expediente, entienda en un minuto en qué punto está y sepa qué toca hacer, sin tener que llamarte. Cuanto más ordenada es la base de datos del despacho, menos dependes de la memoria de una sola persona.

Datos de identificación

• Cliente y contraparte: nombre completo tal como figura en el expediente. Si hay varias partes, anótalas todas y su rol.
• Tribunal o instancia: con el grado o la instancia en que se encuentra el proceso.
• Tipo de proceso: civil, laboral, penal, administrativo, etc., con una etiqueta coherente para poder filtrar después.
• Números de referencia: el número que le asigna el tribunal y el número interno del despacho. Son dos cosas distintas y conviene guardar las dos.

Datos de seguimiento

• Estado actual en una frase: «a la espera de fijar audiencia», «en plazo de recurso», «en ejecución».
• Importancia o prioridad, para ordenar el trabajo cuando hay muchos casos a la vez.
• Abogado responsable y quién más interviene.
• Próxima acción con su fecha. Es el dato que más tiempo ahorra.

Historial

Cada audiencia celebrada y cada actuación relevante merece una entrada breve con la fecha, lo que pasó y lo que se acordó. No hace falta escribir un informe: con tres o cuatro líneas claras basta. Lo que sí hace falta es que las entradas estén en orden cronológico y se escriban cuando ocurren.

Documentos y vínculos

Indica dónde está cada documento importante (sentencia, contrato, poder) en lugar de duplicarlo. Un buen orden de carpetas y nombres de archivo coherentes (por ejemplo, fecha, tipo y breve descripción) vale más que cualquier buscador.

Qué no conviene guardar donde no toca

Separa los datos del caso de los datos personales del cliente (teléfono, dirección, notas privadas) y limita quién puede ver cada cosa. Quien solo apoya con una audiencia no necesita ver la ficha completa del cliente.

Cuida el vocabulario

Si en el despacho unos escriben «Juzgado de Paz» y otros «J. Paz», los filtros no funcionarán. Acordar entre todos una lista corta de nombres de tribunales y de tipos de proceso, y usarla siempre, hace que los reportes y las búsquedas sean fiables.

Nota: esta guía ofrece criterios de organización del trabajo. No es asesoría legal: los plazos, formalidades y requisitos de cada caso dependen de la ley aplicable y de cada tribunal, y debes verificarlos tú.